Tiga hari ke depan, genap sebulan proyek pembenahan sistem keuangan di perusahaan tempat saya bekerja. Cukup besar tantangan untuk mengubah pola atau budaya pencatatan transaksi keuangan dalam sebuah perusahaan keluarga. Tidak adanya pemisahan jelas antara keuangan perusahaan dan keuangan keluarga, sudah terbiasa mencatat keuangan dengan cara manual/konvensional (pencatatan keuangan model warung, yang dicatat hanya kas keluar dan kas masuk), dan keenganan yang besar untuk beralih ke pencatatan transaksi berdasarkan prosedur akuntansi yang berlaku menjadi faktor terberat yang harus diatasi.
Dengan model pencatatan transaksi keuangan yang sederhana (model warung), hutang, piutang, pendapatan yang masih harus diterima, biaya yang masih harus dibayar, penyusutan, misalnya, tidak dicatat/diakui. Mau tidak mau, demi konsistensi menampilkan laporan keuangan yang menggambarkan posisi keuangan perusahaan, hal-hal ini harus diakui dan dicatat.
Saya sendiri sudah lama tidak mengutak-atik konsep dan praktek keuangan karena lebih berminat mendalami dunia IT. Tetapi mau tidak mau, saya harus bersentuhan lagi dengan dunia akuntansi. Proyek pembenahan sistem keuangan ini tidak bisa dilakukan terburu-buru dan serampangan. Saya dan Herni (staf keuangan) mulai dari awal lagi. Ada dua entitas usaha yang akan dibenahi, entitas yang pertama sudah berjalan empat tahun dan entitas yang kedua sudah berjalan 10 bulan. Kami memulai dari entitas usaha yang baru berjalan 10 bulan. Setelah sistem keuangannya terbangun, kami akan membenahi sistem keuangan entitas usaha yang satunya lagi.
Kami memulai pembenahan dengan mencatat dalam voucher semua transaksi yang disertai dengan bukti transaksi (mulai Juni 2005). Kemudian disusul dengan evaluasi beberapa software akuntasi yang akan digunakan sesuai kebutuhan dan budget perusahaan. Saya mencari software yang sederhana dan cocok untuk perusahaan kecil dan menengah yang sedang berusaha membuat laporan keuangan yang lebih baik dari awal.
Saya kemudian mencoba software asing (demo) seperti DacEasy Accounting, M.Y.O.B Accounting Plus, Peachtree Premium Accounting, UBS Accounting System, dan sebagainya. Untuk software lokal, saya mencoba Accurate Accounting, Zahir Small Business, Protec BeAPlus dan Protec General Ledger.
Sesuai karakteristik usaha yang tidak memerlukan manajemen pencatatan biaya inventori, hutang dan piutang yang njelimet, pilihan akhirnya jatuh ke software Protec General Ledger (protec-indonesia.com). Selain harganya yang murah (Rp 350.000), instalasi tidak rumit, mudah dipelajari, software ini sudah cukup memadai untuk membuat dan menyajikan laporan keuangan yang diperlukan oleh perusahan kecil dan menengah (UKM). Bagi Anda yang memiliki UKM, saya sarankan mencoba software akuntansi ini.
Setelah tahap ujicoba dan pemilihan software akuntansi, kami merancang Chart of Accounts, membuat prosedur akuntansi spesifik sesuai karakteristik perusahaan, dokumentasi jurnal-jurnal transaksi yang dianggap penting dan cukup rumit, dan sebagainya. Herni menangani input data keuangan ke dalam software dan saya menangani konsep akuntasi, jurnalisasi, audit software dan pencatatan, sembari berpikir dalam frame jangka panjang kalau perusahaan ini akan terus berkembang dan akan berhubungan lebih intens dengan pihak ketiga seperti investor, perpajakan, dan sebagainya.
Learning by doing… itu yang sedang saya dan Herni lakukan sekarang ini. Target kami, bulan Maret ini sistem keuangan sudah establish (mantap), prosedur akuntasi yang diberlakukan mulai berjalan dan ditaati, dan konsistensi untuk terus memelihara sistem keuangan ini harus dipertahankan. Dalam jangka panjang, learning by doing akan terus terjadi dan kami berharap tingkat pembelajaran terus meningkat seiring dengan berjalannya waktu. Cukup menyenangkan bisa mempelajari sesuatu dengan metode learning by doing. Ada kasus yang harus dipecahkan, kita punya teori dan pengetahuan, dan praktekkan. Bekerja dan belajar menjadi lebih menyenangkan.
Popularity: 3% [?]
Tulisan Terkait
- Tidak ada tulisan terkait.
